RFID档案管理方案应用现代射频识别、物联网等技术，大数据分析技术，将每份档案粘贴RFID电子标签，通过RFID读写器、天线、身份证识别器、员工卡读写器、档案馆员工作站、多功能手持终端、移动盘点设备与档案信息管理系统完美结合， 实现档案实体流通过程的全程跟踪管理、定位管理、档案自动盘点、智能分析等功能，最大限度优化档案管理流程，降低接收、盘点和查找劳动强度,节省人力物力,提高档案保管利用效率,强化档案管理安全。
系统主要功能包含档案管理、安全管理、借还管理、系统工具、查询盘点、销毁、个性化服务等模块
(1)资源得以合理配置
RFID 智能化管理将档案馆的工作由以档案手工登记查找转化为 RFID 自动查找档案，让管理人员在最短的时间里找到自己需要的资源。
(2)资源得以高效利用
RFID 智能化管理把原来由管理员承担的繁琐工作量轻便化，档案馆的人力支出相应地减少，成本随之降低。档案馆员则利用节省出来的时间和人力资源用于延长档案馆的开放时间、用于更深层次的参考咨询工作和个性化服务等，从而提高档案馆的利用率。
(3)安全性大大提高
1) RFID 标签带有全球唯一标示符，无法复制;
2) 标签撕毁无效，将有报警提示;
3) 带有防盗装置，避免非法取走档案;
4) 实时监控档案状态，异常报警;
5) 自动统计，避免人为产生误差;
6) 档案借阅到期自动提醒;
7) 档案保存年限到期，自动提醒;
8) 档案借阅、归还进行实名登记，操作数据永久保存。
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